O modelo de aquisição de software sempre foi baseado em um longo processo de compras como o realizado para comprar qualquer material ou serviço, igualando tudo em uma mesma sistemática conhecida pelas empresas de como extrair os melhores preços em suas negociações.
Basicamente este processo consiste ainda em 15 longos passos:
1- A área usuária levanta todos os requisitos necessários.
2- Repasse do levantamento para o time de TI.
3- Detalhamento de uma especificação funcional baseada nos processos atuais e desejos dos usuários.
4- Repasse do material para a equipe de compras.
5- Envio de uma RFQ (Request for Quotation) e/ou RFI (Request for Information)
6- Recebimento de estimativas de possíveis fornecedores.
7- Definicão de orçamento para aquisição e aprovação do projeto
8- Confecção de uma RFP (Request for Proposal)
9- Convite à fornecedores
10- Recebimento de Respostas
11-Tabulação das respostas, esclarecimento de dúvidas.
12- Apresentações das soluções
13- Definição do Short List de fornecedores
14- Negociação
15- Assinatura
Este é um processo moroso, não efetivo e que atrapalha a inovação na sua empresa.
Digamos que para cada uma dessas etapas você gaste uma semana, sendo extremamente arrojado, você contratará fornecedor em 15 semanas ou quase 4 meses, por si só este timing já atrapalharia o time to market do seu projeto, sem contar que o aprendizado que estamos tendo de que em um mundo dinâmico como vivemos e a crise de saúde que estamos vivendo, nos mostra que este tempo pode ser longo demais. Mas quem dera esse fosse o pior problema.
O problema é mais complexo, e pensando, a partir da explosão dos ERPs no final do século passado e começo deste século, a forma como os fabricantes começaram a padronizar os processos se estende até hoje com cada vez mais sistemas especialistas, em nichos cada vez menores e com públicos mais específicos.
Portanto caso você tente fazer um destes softwares, que já foram projetados para serem aderentes ao seu nicho, se adaptarem aos seus processos especificamente, além de matar a inovação embarcada na solução é onde o seu projeto, tanto a curto quanto a longo prazo, fica caro e complexo. Desde a implantação, passando pela sustentação e chegando a evolução.
Ok! Até aqui, este já é um problema conhecido por algumas empresas, mas na prática não vejo isso sendo tratado de maneira diferente na maioria dos clientes com os quais me relaciono. E o fato é que o processo padronizado de compras gera uma falsa sensação de personalização, concorrência, controle e redução do montante de dinheiro investido, uma vez que em teoria acabam envolvendo todas as áreas da empresa o longo das etapas.
O fato é isso tem tudo para dar errado! Mas as tecnologias em nuvem vem para dismistificar esse tema dentro de suas três principais camadas.
SaaS ou software como serviço
Contrate tudo o que é sistema especialista como serviço. Com isso cada vez mais a área usuária deverá ser responsável pela escolha dos seus softwares e se beneficiar de toda a inovação trazidas pelos fabricantes de softwares ou as startups em casos mais "nichados". Geralmente em softwares como serviço, quanto menos abrangentes eles forem maior será a inovação trazida para seu negócio e será mais fácil também mensurar seu retorno financeiro.
Ainda há o fato de você consegui implar o software em cima de um ambiente funcional, não será necessário fazer blueprints, longas especificações, ou ainda provisionar diversos ambientes para testes, reduzindo o time to market
PaaS ou plataforma como serviço
Aqui de fato esta sua oportunidade de inovação, integrar novidades, analisar tendências, melhorar controles, automatizar tarefas e processos, monitorar eventos, devices e recursos. Plataformas como serviços não só irão empoderar seus funcionários das áreas de negócios como também falicitará o trabalho da sua área de tecnologia e atransformando em uma área estratégica à sua empresa, lenvando-os a alcançar seus objetivos.
IaaS ou infraestrutura como serviço
"Se está funcionando, não mexa!". Não é porque você já comprou softwares tradicionais que voce deve se desfazer deles, a infraestrutura em nuvem é tipo de serviço voltado justamente para dar uma vida mais longa ao investimento já realizado, além de fazer você se despreocupar com coisas que uma empresa de tecnologia deve se preocupar em seu lugar, como continuidade, segurança, gestão de facilites, consumo de energia, refrigeração, virtualização de servidores, redes físicas, etc.
Bom, até aqui contextualizei os projetos como eram antes e para que serve os serviços atuais de nuvem, mas como de fato é melhor você comprar (ou subscrever no caso da nuvem) de forma diferente da tradicional?
Esta diferença de basicamente em entender os desafios da sua empresa, os benefícios buscados com o projeto, no empoderamento das suas áreas de negócios, até a associação com fornecedores, essa em especial tem que nascer a partir do objetivo comum. Assim além de implantar rapidamente as inovações, você terá engajamento de todos na solução dos problemas que em todo projeto pode acontecer.
Reforço que para viabilizar este tipo de ação é extemamente necessário o empoderamento das áreas de negócios, mas não só isso, é necessário também a mudança do paradigma da sua area de tecnologia.
Tema o qual palestrei no último TDC Florianópolis e também escreverei um artigo aqui, portanto acompanhe os próximos posts.
Agora segue um infográfico do modelo que considero ideal para contratação de serviços em nuvem, mais baseados em desafios, objetivos e jornada do que em requisitos. Outro tema o qual sempre discutiremos no blog.
Agora quero saber sua opinião, qual você acha o modelo ideal de aquisição? Vamos interagir nos comentários.
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